Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en definities

Verantwoordelijke (opdrachtgever): de natuurlijke persoon of rechtspersoon die Olivevanta opdracht geeft en bepaalt waarom persoonsgegevens van deelnemers (bijvoorbeeld podcastgasten, stemacteurs of bandleden) worden verwerkt.

Verwerker: Olivevanta B.V., Sarphatistraat 72, 1018 GE Amsterdam, KvK 88503974, vertegenwoordigd door Femke Jansen. Wij voeren opnames, montage, mixing, mastering of gerelateerde studio-diensten uit.

Overeenkomst: deze verwerkersovereenkomst vormt een aanvulling op de algemene voorwaarden en eventuele projectofferte. Bij tegenstrijdigheid prevaleert deze bijlage voor verwerking van persoonsgegevens.

2. Onderwerp en duur

De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de verantwoordelijke, voor de duur van het project en daarna alleen zover nodig voor archief, facturatie of wettelijke bewaarplicht. Typische gegevens: naam, contactgegevens, stem- of beeldmateriaal, sessienotities.

Werkbestanden (sessies, mixes) bewaren we standaard 18 maanden na de laatste relevante sessie, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken. Daarna verwijderen of anonimiseren we kopieën bij de verwerker, behoudens backups die automatisch roteren.

3. Aard en doel van de verwerking

Verwerking omvat opnemen, bewerken, mixen, masteren, exporteren en overdragen van bestanden aan de verantwoordelijke via afgesproken kanalen. We gebruiken gegevens niet voor eigen marketing, profilering of AI-training. Publicatie op olivevanta.click gebeurt niet zonder aparte schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke en, waar nodig, de betrokkenen.

Diensten en tarieven (btw 21%) staan op diensten, bijvoorbeeld podcastopname vanaf € 245 of vocalopnames vanaf € 98.

4. Categorie betrokkenen en gegevens

Typische categorieën betrokkenen: presentatoren, gasten, muzikanten, voice-over artiesten en medewerkers van de verantwoordelijke die in de studio aanwezig zijn.

Typische gegevenscategorieën: identificatie- en contactgegevens, audiovisuele opnames, technische metadata (tijdcode, tracklijst), en communicatie over het project. Bijzondere categorieën verwerken we niet bewust; meld het ons als een opname dergelijke inhoud kan bevatten, zodat we maatregelen afstemmen.

5. Instructies en naleving

De verwerker volgt schriftelijke of elektronische instructies van de verantwoordelijke die met de AVG stroken. Mondelinge instructies tijdens een sessie bevestigen we per e-mail wanneer ze afwijken van standaard werkwijze. De verwerker informeert de verantwoordelijke als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.

We helpen de verantwoordelijke, binnen redelijke grenzen, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij impact assessments wanneer dat voor het project nodig is.

6. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Personen die onder gezag van de verwerker werken, zijn gebonden aan geheimhouding. We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe: toegangsbeperking, versleuteling waar zinvol, fysieke studio-toegang alleen op afspraak, en logging bij hosting via TransIP B.V..

Details over beveiliging en incidenten staan ook in de privacyverklaring. Bij een datalek informeren we de verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, met feiten die nodig zijn voor melding aan de AP en betrokkenen.

7. Subverwerkers

De verantwoordelijke geeft algemene toestemming voor de volgende subverwerkers:

• TransIP B.V., Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, Nederland, hosting en e-mail;
• FormSubmit (Verenigde Staten), alleen voor doorsturen van contactformulieren wanneer de verantwoordelijke dat kanaal gebruikt;
• boekhouder en bank, beperkt tot administratieve gegevens.

We melden nieuwe subverwerkers minimaal 14 dagen voor ingebruikname; de verantwoordelijke mag gemotiveerd bezwaar maken. Subverwerkers worden contractueel gebonden aan minimaal dezelfde verplichtingen als in deze overeenkomst.

8. Doorgifte buiten de EER

Primair verwerken we in de EER. Doorgifte naar de Verenigde Staten via FormSubmit kan voorkomen wanneer het contactformulier wordt gebruikt. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor een geldige grondslag jegens betrokkenen; wij ondersteunen met informatie over de keten.

Overdracht van deliverables naar cloud-diensten van de opdrachtgever gebeurt op diens instructie; kies versleutelde kanalen waar mogelijk.

9. Rechten van betrokkenen en audit

Verzoeken van betrokkenen (inzage, verwijdering, etc.) sturen we door aan de verantwoordelijke, tenzij de wet ons rechtstreeks aanspreekt. We leveren binnen 2 werkdagen de gevraagde technische bijstand na schriftelijk verzoek.

De verantwoordelijke mag, maximaal eens per jaar en na afspraak, auditvragen stellen of een onafhankelijke auditor laten meekijken, mits geheimhouding van andere klanten wordt gewaarborgd. Commerciële tarieven voor uitgebreide audits worden vooraf afgestemd.

10. Einde van de verwerking

Na afloop van de opdracht verwijderen we persoonsgegevens bij de verwerker binnen 18 maanden, tenzij de verantwoordelijke eerder om export vraagt of wettelijke bewaarplicht geldt voor facturen (7 jaar). Op verzoek leveren we standaardformaten (WAV, stems, projectnotities) zoals in de offerte.

De verantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor rechtmatige verwerking van kopieën die bij hem berusten.

11. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Aansprakelijkheid tussen partijen volgt de algemene voorwaarden, met inachtneming dwingend recht. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, onverminderd het recht van consumenten waar dat niet kan worden uitgesloten.

Activeer deze overeenkomst door bij boeking te vermelden dat je als verantwoordelijke optreedt, of door [email protected] te sturen met bedrijfsnaam, KvK/VAT en projectomschrijving. Versie gepubliceerd 7 oktober 2026.