Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke

Olivevanta B.V. (hierna: Olivevanta), besloten vennootschap (B.V.), gevestigd aan Sarphatistraat 72, 1018 GE Amsterdam, is verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via olivevanta.click en in onze directe contacten over diensten zoals zangopnames, mixing, mastering, podcastopname en live opnames.

KvK-nummer 88503974, btw-id NL836272614B01. Statutair bestuurder: Femke Jansen. Voor privacyvragen: [email protected] of 020 244 8619. We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld; dat is voor onze omvang niet verplicht.

2. Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor bezoekers van de website, mensen die via contact een aanvraag doen en klanten met wie we een opdracht uitvoeren. Commerciële afspraken staan in de algemene voorwaarden.

Wanneer een zakelijke opdrachtgever ons vraagt gasten, presentatoren of artiesten op te nemen, bepaalt die opdrachtgever doorgaans het doel en de grondslag voor die personen. Wij treden dan op als verwerker; de afspraken staan in onze verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens we verwerken

Contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), gekozen dienst, gewenste datum (optioneel) en je bericht. Verplichte velden zijn nodig om binnen 2 werkdagen te reageren.

Boeking en uitvoering: factuurgegevens, artiest- of projectnaam, planning, e-mail- en telefoonwisselingen, betalingsreferenties. Een aanbetaling van 25% kan worden gevraagd; annuleren kan tot 5 dagen voor de sessie onder de voorwaarden in artikel over annulering.

Opnames: stem, instrumenten en andere auditieve sporen zijn persoonsgegevens wanneer ze jou identificeren. We gebruiken ze uitsluitend voor mix, mastering, levering of montage zoals afgesproken. Video of foto’s die je zelf meeneemt, vallen onder jouw verantwoordelijkheid.

Technisch: onze host TransIP B.V. verwerkt serverlogs (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, user agent) voor beveiliging. Je cookiekeuze staat lokaal in de browser; zie cookiebeleid en sleutel olvv_consent_v1.

4. Doelen, grondslagen en bewaartermijnen

We verkopen geen gegevens en sturen geen nieuwsbrieven. Marketingtrackers staan uit; optionele categorieën in het cookiebanner zijn leeg.

5. Stem, beeld, minderjarigen en AI

We publiceren geen fragmenten van jouw opnames, geen sessiefoto’s en noemen je naam op olivevanta.click of social media zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Opnames van Olivevanta worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, te testen of te verbeteren. We maken geen synthetische stemklonen zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de betrokkene.

Online boeken via het formulier richt zich op personen van minimaal 16 jaar. Jongere deelnemers aan een sessie verschijnen onder verantwoordelijkheid van een ouder of voogd die de boeking regelt.

6. Ontvangers

Toegang hebben alleen teamleden die de opdracht uitvoeren. Externe partijen zien gegevens alleen indien nodig:

• TransIP B.V., Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, Nederland, hosting van olivevanta.click en e-mail in EU-datacenters waar mogelijk;
• FormSubmit (formsubmit.co, Verenigde Staten), doorsturen van het contactformulier naar [email protected];
• boekhouder, voor factuurgegevens onder beroepsgeheim;
• bank, voor betalingen;
• overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist.

Met elke verwerker sluiten we afspraken die artikel 28 AVG naderen. Zakelijke opdrachtgevers ontvangen alleen deliverables die bij de opdracht horen.

7. Doorgifte buiten de EER

Hosting en opslag zijn primair in de Europese Economische Ruimte. FormSubmit verwerkt formulierinhoud in de Verenigde Staten. Die doorgifte is nodig om je aanvraag technisch te laten aankomen; alternatief is direct mailen naar [email protected] of bellen via 020 244 8619 zonder gebruik van het formulier.

Waar geen adequaatheidsbesluit geldt, baseren we ons op passende waarborgen of, voor eenmalige aanvragen, op de uitzondering voor uitvoering van precontractuele maatregelen op jouw verzoek. Meer uitleg geven we op verzoek.

8. Beveiliging

We gebruiken HTTPS, beperkte toegangsrechten, sterke wachtwoorden, versleutelde werkstations waar haalbaar, fysieke toegangscontrole in de studio buiten sessies en verwijdering van werkbestanden na de afgesproken archiefperiode van 18 maanden.

Bij een inbreuk met risico voor jouw rechten melden we die aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we je wanneer de AVG dat vereist. Geen enkele methode is 100% waterdicht; na ontvangst passen we redelijke maatregelen toe.

9. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.

Stuur een verzoek naar [email protected] met voldoende identificatie. We reageren binnen een maand; complexe verzoeken kunnen met twee maanden worden verlengd, met uitleg. Klachten bij de AP: autoriteitpersoonsgegevens.nl. We helpen je liever eerst direct.

10. Cookies

We plaatsen geen analytics- of advertentiecookies. Alleen je keuze wordt 182 dagen in localStorage onder olvv_consent_v1 bewaard. Details staan in het cookiebeleid; wijzig je keuze via cookie-instellingen.

11. Externe links

De site linkt onder meer naar OpenStreetMap voor routebeschrijving (contact). Die diensten hebben eigen privacyregels; wij beheren ze niet.

12. Wijzigingen

Deze verklaring is van kracht per 7 oktober 2026. We passen hem aan bij wijzigingen in diensten of wetgeving; de actuele versie staat op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we bestaande klanten per e-mail waar passend.

Contact: Olivevanta B.V., Sarphatistraat 72, 1018 GE Amsterdam — [email protected]. Meer praktische vragen over sessies: veelgestelde vragen.